Prvo što treba da znate kada planirate da aplicirate za neki projekat su 4. faze projekta koje se koriste za sprovođenje projekata EU.

Svaki projekat ima početak i kraj, a životni ciklus svakog projekta ima prepoznatljive početne i krajnje tačke, koje mogu biti poveze sa vremenskom skalom. Životni ciklus projekta uključuje sve projektne aktivnosti od početka do konačnog završetka projekta.
Životni ciklus projekata u projektnom menadžmentu ima četiri faze. Svaka faza predstavlja vremenski period u životu projekta tokom kojih se izvode slične vrste aktivnosti. Imajte na umu da granice između faza gotovo nikada nisu jasne, jer se aktivnosti povezane sa određenom fazom (npr. aktivnosti planiranja) i dalje izvode tokom sledeća faza (npr. faza izvršenja). Stoga su faze definisane konvencijom: u datom trenutku faza projekta proglašava se završenom.

U početku su projekti usredsređeni na pokretanje i planiranje aktivnosti, u sredini na sprovođenje, praćenje i kontrolisanje aktivnosti, a na kraju na aktivnosti prihvatanja, prelaska i zatvaranja.
Neiskusni projektni timovi ne mogu da uvide važnost posla obavljenog u početnim fazama projekta.
Oni počinju da rade na projektnim rezultatima koji nisu adekvatno definisani ili planirani, a rezultat su neupotrebljivi rezultati lošeg kvaliteta ili male vrednosti krajnjim korisnicima. Ovo je uobičajena i skupa greška koju projektni timovi čine i često su osnovni uzrok sveukupnog neuspeha projekta i nerealizacije predviđene beneficije.

1. faza projekta – POKRETANJE

U ovoj fazi projekta definišite željene ishode, napravite case study, definišite obim projekta i dobro započnite projekat!
Svrha je da definišete i formulišete cilj projekta, uverite se da je projekat usklađen sa strateškim ciljevima organizacije, započnete projekat izvođenjem početnog planiranja i obezbedite potrebne informacije za dobijanje odobrenja za nastavak faze planiranja. Glavni input za ovu fazu projekta je (klijentov) zahtev za rešavanje potrebe, problema ili mogućnosti.

PLANIRANJE je deo druge faze projekta

U ovoj fazi projekta odredite tim koji je glavni na projektu, razradite obim projekta i planirajte rad.
Tokom faze planiranja, cilj projekta se verifikuje i razvija u specifičan i izvodljiv plan spreman za izvršenje. To uključuje: preciziranje obima projekta i utvrđivanje odgovarajućeg pristupa projektu; odlučivanje o rasporedu za različite zadatke i procenu potrebnih resursa i razvijanje detalja projektnih planova.
Plan rada na projektu može se ažurirati nekoliko puta tokom faze planiranja ako menadžer projekta i tim pokušavaju da postignu optimalnu ravnotežu između raspoloživih resursa, ciljeva projekta i raznih projektnih ograničenja. Jednom kada je plan rada na projektu dogovoren i finaliziran, on je završen i potpisan.

3. faza projekta – IZVRŠENJE

U ovoj fazi projekta koordinišite izvršenje projektnih planova. Glavni tim isporučuje produkt rada.
Sledeće aktivnosti su deo faze izvršenja:
Vođenje sastanka; distribucija informacija na osnovu plana upravljanja komunikacijama; obavljanje aktivnosti osiguranja kvaliteta kako je definisano u planu upravljanja kvalitetom kako bi se osiguralo da se projekat pridržava dogovorenih standarda kvaliteta; koordiniranje projektnog rada, ljudi i resursa i rešavanje sukoba i problema; izrada projektnih rezultata u skladu sa projektnim planovima; predaja rezultata kako je opisano u planu.

Tokom nadzora i kontrole ove faze projekta, sav rad se posmatra sa stanovišta rukovodioca projekta: Monitoring se odnosi na merenje tekućih projektnih aktivnosti (gde smo u odnosu na plan),a praćenje projektnih varijabli (troškova, vremena, napora) u odnosu na projektne planove. Kontrola se odnosi na identifikovanje korektivne akcije za otklanjanje odstupanja od planova i za pravilno adresiranje problema i rizika.

ZATVARANJE je deo poslednje faze projekta

U završnom delu projekta, koordinira se formalno prihvatanje projekta, izveštava se o učinku projekta, objavljuju se preporuke projekata i administrativno se zatvara projekat.
Tokom faze zatvaranja projekta, gotovi proizvodi se zvanično prenose na starateljstvo i kontrola vlasnika projekta i projekat je administrativno zatvoren.
Završna faza započinje zvaničnim sastankom za pregled završetka projekta. Izveštaj o završetku projekta se kreira i on uključuje informacije o ukupnom učinku projekta i naučenim lekcijama. Takođe i menadžer projekta osigurava da su proizvedeni rezultati prihvaćeni, da su svi projektni dokumenti tačno evidentirani i arhivirani i da su svi resursi koje projekat koristi formalno objavljeni.
Sledeće aktivnosti su deo faze zatvaranja: finaliziranje svih aktivnosti u vezi sa svim rezultatima, kako bi se formalno zatvorio projekat; diskusija o ukupnom projektnom iskustvu i naučenim lekcijama sa projektnim timom; dokumentovanje naučenih lekcija i najboljih praksi za buduće projekte; administrativno zatvaranje projekta i arhiviranje svih projektnih dokumenata.

Nadgledanje i kontrola

Tokom trajanja projekta nadgledajte i kontrolišite sav projektni rad i aktivnosti upravljanja. Nadgledajte varijable projekta, merite napredak, upravljajte promenama, bavite se rizicima i izdaje i identifikuje korektivne mere prema potrebama projekta.

Još saveta za organizaciju projekta pronađite na našem blogu.

Izvor: op.europa.eu